団体職員への転職を希望しているけど、仕事内容が気になる。
こんな疑問をお持ちの方は多いのではないでしょうか。
その他にも、一般的な会社と団体職員って仕事にどんな差があるのか。
自分の能力が活かせるのか。
そもそも自分に合ってる仕事なのかも気になる。
転職する時ってこのような疑問って少なからずありますよね。
それが聞き慣れない団体職員となればなおさら気になると思います。
実際私も、団体職員として働く前はこのような疑問を持っていました。
団体職員自体ついては、こちらを合わせてご覧ください。
» 団体職員とはどんな仕事？現役の団体職員が例を挙げて簡単解説！
今回の記事では、団体職員の仕事内容について、それも事務職の仕事について焦点を絞って説明していきます。大学職員、社団法人と渡り歩いてきた経験にもとづく話になりますので、きっと参考になると思います。
この記事を読み終えると、団体事務職員の仕事内容のイメージが掴めるようになりますので、是非ご覧ください。
結論を先に言っておくと、団体事務職員の仕事は基本的に誰にでも勤まります。
それではその具体的な特徴や理由について説明していきます。
それではどうぞ！
仕事内容について
団体職員の仕事を、端的に説明すると以下になります。
上記の仕事内容を見てお気づきかと思いますが、団体職員の事務職はPCが使えてメールの送受信ができれば勤まります。
基本はたったそれだけです。
これが冒頭に述べた、団体事務職員の仕事は基本的に誰にでも勤まると言った理由です。
基本的にはこれの応用で全ての仕事ができるわけですが、以下ではもう少し具体的に説明します。
また最後の「その他」ですが、これこそが団体事務職でもっとも重要な部分になります。
団体職員として事務職に就きたい方は、是非理解しておいて欲しい点になります。
メール、電話・来客応対
団体職員に限らず、メール、電話・来客応対は基本ですよね。
と言いつつも実は私、ものすごく電話が苦手です。
電話対応がスラスラとできる人って頭いいなあと思ったりするのですが、それはさておき。
電話の基本は、さまざまな問い合わせを担当部署に振り分けることです。
何も自分で全て解決することはないので、要件を聞いたらどんどん振っていきましょう。
メールはテンプレートを活かせば、困ることはないかと思います。
書類の作成・処理
団体職員の事務職で一番時間を要するのがこの「書類作成・処理」だと思います。
団体職員の職種には様々ありますが、通達文や案内文、お知らせなど多くの文章を作成する機会が頻繁にあります。
組織ごとにこれまで使われてきた雛形に必要な情報を入力して、書類を作成することがほとんどだと思います。
書類の管理・整理
書類を作成して終わりではなく、管理・整理して完了になります。
作成した書類は、後で確認できるように保存しておく必要がありますからね。
書類の整理・整頓も仕事です。
転職して、前任者がずさんな管理をしていたりすると骨の折れる作業になります。
誰が見ても分かるように管理することを心がけましょう。
会議運営、処理
団体職員は意外に会議の頻度が多いです。
これは私の個人的な感想になりますが、入職前こんなにも会議が多いとは想像していませんでした。
しかも意味のない会議が多いです。実に多い。
そして参加者の多くも同じような感想を持っています。
しかし、会議自体を減らすことも、内容を大幅に変えることも簡単にできないのが実情です。
一般企業にお勤めの方にはなかなか想像しがたいと思いますが、現役団体職員の多くの方はこの独特の環境にかなり共感していただけるのではないかと思っています。
ということで、会議の準備にはじまり議事録起こしや記録保管まで多くの作業が存在します。
契約交渉、管理
団体の事務職員は、基本的にエンジニアでもなければ何か特別な技能がある技術者やプログラマーでもありません。
働いている多くの方がいわゆる一般事務員になります。
そうなってくると外部のアウトソーシングの力を必要とする場面が多々出てきます。
そういった時に契約や交渉、またその管理業務が必要になってきます。
団体職員は今何が必要で、逆に何が必要でないのかを見極め交渉し、必要なシステムや環境を取り入れたり、維持管理していかなければなりません。
データ入力
どんなデータを入力するのかは、その組織によって変わってきますが、素早く正確に入力する能力が必要になります。加えて集中力も必要です。
ひたすらデータを入力するような仕事（時期）もありますが、無心でできる仕事は結構楽しかったりするものです。
その他
団体職員の仕事は冒頭に述べた通り、基本的にはPCが使えてメールの送受信ができれば勤まります。
これは本当なのですが、一方これだけでは仕事がなりたたないのもまた事実なのです。
では他にどういった仕事が存在するのか。
それは会議です。
また時には、それは企画だったりします。
どのように会議を円滑に進めるか、また記録して次の会議に活かせるようにできるのかが団体事務職員の仕事として重要であったりします。
企画も同様です。
その団体をどの方向に導きたいのかは、事務職員の企画力に影響する部分がかなり大きいです。
また、目の前に仕事がない場合、仕事を作らなければならない時があります。
必要のない仕事をわざわざ無理くり作らなければならない時もあります。
団体職員の経験がない人にとって理解し難いと思いますが、こういったことは実際にあります。
楽だと言われることもある団体職員ですが、大変部分はもちろんあるのです。
団体職員の大変さついては、こちらを合わせてご覧ください。【実体験】
» 団体職員のここが大変！現役団体職員が語る仕事の実情について。
一般的な企業との違い
ここまでの説明で、団体職員の仕事が何も特別ではないことが理解できたと思います。
では一体、一般的な企業の仕事と比べ何が違うのか。
それは、相手とする顧客対象が違うのです。
団体職員の場合、その顧客はその団体の会員であり組合員なのです。
学校法人の場合は、学生であり保護者が顧客となります。
その団体に加入されれば、お客様というより言わば仲間にもなるのです。
学校法人の場合も、生徒はその教育サービスを受けるだけでなく、保護者含めその教育改革に参加している側面もあるのです。
まったく赤の他人に対して付加価値を提供する一般的な企業と、言わば仲間に向けて付加価値を提供する団体職員とでは、仕事の仕方やその目線が変わってくるのは言うまでもありませんよね。
まとめ
今回の記事では、団体事務職員の仕事内容について解説しました。
基本的には誰にでもできる仕事ですが、職員の会議力、企画力の必要性についても説きました。
また、一般的な企業との違いについても解説しましたので、より団体職員のイメージが湧きやすかったのではないかと思います。
団体職員として働いてみたい、転職したいと思われた方は是非目指しましょう。
当サイトでは、団体職員にまつわる求人情報もまとめていますので活用してください。
以上、最後までお読みいただきありがとうございました。
「求人情報」では、団体職員に特化した求人情報をまとめていますのでご活用ください。