仕事が円滑に進むようにしたい。
優れた仕事のシステムを構築したい。
今回は、このような疑問やお悩みをお持ちの方のための記事です。
- 優れた仕事のシステムを作る考え方
本記事では、優れた仕事のシステムを作る考え方について解説しています。
仕事が円滑に進まないのには、必ず理由があります。
そしてそれは多くの場合、その仕事のシステムに問題があることが多いです。
では一体、優れた仕事のシステムを作る上でどんな点に気をつければいいのか。
本記事では、その考え方について紐解いていきたいと思います。
それでは解説していきます。
優れた仕事のシステムとは
- 課題や問題が明確
- 目標を定め集中
- 仕事量の把握
- 進行具合の共有
- ミスとシステムの改良
課題や問題が明確
優れた仕事のシステムでは、必ずその課題や問題が明確に掲げられています。
逆に課題や問題が明確になっていない場合、それは仕事として機能しないです。
仕事をつくる場合、この課題や問題の設定が一番重要です。
要するにゴールを決めるということです。
ゴールがなければ、ただ闇雲に走って体力を消耗するだけで終わってしまいます。
これでは、まったく意味がありません。
必ず課題や問題を設定し、その目標を定めるようにすることが大切です。
目標を定め集中
目標が定まったら、その仕事に集中できる環境を作らなくてはなりません。
誰しもその仕事に集中するには時間が必要です。
そして一度集中が途切れれば、再びエンジンをかけるのに時間がかかります。
やらなくてはならない重要な仕事があるのに、雑務も途中で入ってくる。
このようなサイクルでは、仕事の効率が落ちてしまいます。
今あなたが本当にやらなくてはならない仕事は何ですか。
それをしっかりと理解し、仕事を見極める必要があります。
「ノー」と言える勇気、「仕事を断る」勇気も必要なのです。
仕事量の把握
仕事量を把握することは非常に大切なことです。
もしチームでその課題や問題を解決しようとするなら尚更のことです。
人それぞれ仕事の許容範囲は様々で、それはチームで把握しておかなければなりません。
もし、誰か一人でもオーバーワークが続けばいずれそれは崩壊します。
お互いがお互いの仕事量を把握し、ブラックボックス化させないことです。
それは即ち、仕事の共有化にも繋がります。
この人しかこの仕事はできない、そのような体制は絶対に避けるべきなのです。
進行具合の共有
また、仕事の進行具合を共有することも大切です。
どこまで仕事が進んでいるのかが分かれば、この先のすべき行動が見えてきます。
また、仕事が重複してしまう可能性もグッと抑えられます。
誰が順調に仕事を進めているのか、また誰がどこで行き詰まっているのかを明確にすることができ、ヘルプしやすい環境を作り出せます。
失敗や行き詰まりを放置させないためにも、進行具合の共有は非常に大切なのです。
ミスとシステムの改良
ヒューマンエラーは、本来その人自身の問題ではありません。
エラーが起きたのは、まずそのシステムに問題があったと考える必要があります。
そうやってミスが起きないよう、仕組みから変えていくことが大切なのです。
システムを改良するコツは、それぞれが問題を隠そうとしないことです。
つまり、問題が起こること自体を問題としないことです。
ミスが起こる度よりよいシステムにできる、そういった前向きな気持になることです。
そしてそのような風潮にすることです。
もちろんミスはない方がいいですが、自分の代わりに誰かがミスすることで気付かせて貰えた。そう考え、日々システムエラーを改善していくことです。
ミスを隠せば、また同じようなミスが必ず発生します。
それをいち早く改善できるかどうかで、仕事の効率は大きく変わってきます。
転職活動中の方へ
転職活動は準備が重要です。
そして転職活動ができる環境づくりが大切です。
以下の記事には、団体職員になるにあたって、転職活動する前に準備するべき4つのことについて解説しています。団体職員に転職したい方は、是非ご覧ください。
» 団体職員になる！転職活動する前に準備するべき4つのこと。
転職活動はいかに準備しておき、タイミングを逃さないかがカギになります。
気になる求人が出れば、すぐ動けるように準備しておきましょう。
団体職員年収例の比較とまとめ
団体職員の年収例については、以下にまとめています。
民間給与との比較や具体的な年収例の一覧をまとめいますのでご覧ください。
まとめ
今回の記事は、優れた仕事のシステムを作る考え方について解説しました。
- 優れた仕事のシステムとは
- 課題や問題が明確
- 目標を定め集中
- 仕事量の把握
- 進行具合の共有
- ミスとシステムの改良
優れた仕事をしようとすると、そのシステムから改良することが重要です。
円滑に仕事が進むかどうかのポイントは、人ではなくその仕組みにあります。
上記で挙げたポイントは、最低限守るべき重要なことばかりです。
是非これらの点を意識し、優れた仕事のシステムを築きましょう。
たった一人どんなに仕事がデキる人がいたとしても、協力し合う環境を整えなければ、うまく仕事が機能し続けることは困難です。
それは仕事だけでなく、人間関係的にもです。
優れたシステムとは、協力し合える環境をつくることでもあるのです。
そう考えると腑に落ちる方も多いのではないかと思います。
仕事は決して一人では、できません。
そのことを肝に銘じておく必要があります。
それではまたの記事で。
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