いつも会議が無駄な時間で終わる。
もっと短時間で集中した会議にしたい。
良い会議にするにはどう改善すればよいか。
今回は、このような疑問やお悩みをお持ちの方のための記事です。
- 無駄な会議の特徴
- 無駄な会議を減らす方法
本記事では、無駄な会議を減らす方法について解説しています。
現役の団体職員の方にも是非読んで欲しいです。
無駄な会議ほど苦痛なものはありませんよね。そういった会議に出席すると、本当に時間の無駄使いだなあとつくづく思うのではないでしょうか。
無駄な会議には、やはり同じような特徴があります。
そして、意味のある会議ではその逆のことが行われています。
では、一体その無駄な会議とはどのようなものなのか。
そして、どう改善すればいいのか。
本記事では、そのポイントについて紐解いていきたいと思います。
それでは解説していきます。
無駄な会議の特徴
目的が漠然とし過ぎている
はっきりとした目的もない、漠然とした会議は、無駄な会議になってしまいます。
目的のない会議は、開催する必要もなく、時間の無駄です。しかし、そのことに気付かず会議を開くこと自体が目的になってしまっている職員は案外多いものです。
それでは、ただ集まって話をしただけになってしまいます。
会議を開く際は、本来、その目的を明確にすることが何よりも重要です。
そして、その目的を参加予定者が事前に理解している必要があるのです。
会議時間が曖昧
会議時間が曖昧な会議は、無駄な会議にあてはまる特徴の一つです。
開始時間は決めているが、終了時間を明確に決めていない。
そのような会議がたまにあります。
そのような会議は、参加者の集中力も途切れやすくなります。
会議時間は必ず明確にし、区切るようにしましょう。
時間管理を適切に行えない会議は、参加者の集中力を途切れやすくし、結果、論点や議論の方向性を調整することが難しくなってしまいます。
長時間に渡る会議
無駄な会議の代名詞と言ってもいい程、長時間に渡る会議は無駄である場合が多いです。
長時間に渡る会議はNGです。
大人数で無駄な会議をダラダラと長時間に渡って会議する。
そんな会議を経験したことがある人も少なくないのではないでしょう。
会議とは本来、議論したりする場であるはずなのに、報告事項だけで終わっている。
そのような会議の場合、本当ならわざわざ集まる必要がないはずです。
それも長時間に渡っての会議。
参加者としては、苦痛以外の何ものではありません。
だらだらと無駄に時間を浪費するだけの会議は避け、適正な会議時間を設けましょう。
多すぎる資料
多過ぎる資料もまた、無駄な会議の一つの特徴です。
中には、資料を沢山作れば作るほど意味のある会議にできるような錯覚に陥っている人もいますが、意味のある会議と資料の多さは関係ありません。
むしろ、少ない資料でいかに情報を共有できるかのほうが重要です。
資料が多いと作成する側の時間も多く奪い、作業効率的にも悪いです。
また資料が多くなると、本来の会議の目的を失いやすくなってしまうので注意が必要です。
事前の問題共有がされていない
会議を開催する目的、そして会議での議題や問題は事前に共有すべきです。
問題の事前共有がされていなければ、無駄な会議になりやすくなります。
事前に問題が共有されていれば、それに対する意見を考えることができます。
そして、それぞれが事前に調べたり、様々な解の見解を探ろうとします。
事前の問題共有は、簡潔で要点をまとめた簡単に理解できるものにしましょう。
無駄な会議を減らす方法
目的と議題の共有
会議の目的と議題は予め共有することが大切です。
これは必ず事前に行っていなければなりません。
会議の時間を効率良く使うには、会議の目的と議題を事前共有し、情報の整理や自分の意見をまとめておく必要があります。
そうすることによって、会議がスタートしたらすぐに議論したり、意見交換に入れるため、会議時間を効率良く使えるようになります。
また、会議の目的や議題を明確にすることで、会議に参加するメンバーも選定できます。
適切な会議時間にする
会議を開催するにあたって、適切な会議時間を決めることが大切です。
必ず終了時間は設定しましょう。
そして、長時間に渡る会議はNGです。
大学の講義が90分であるように、会議はどんなに長くても90分以内にするべきです。
それ以上は、集中力を保つことが困難です。
大人で集中力を持続できる時間は平均で50分程と言われています。
おすすめの会議時間は、30分です。
30分ではどうしても足りないという場合は、60分に設定しましょう。
資料は必要最低限に
資料は必要最低限にし、コンパクトにまとめましょう。
要点と目的を絞った資料づくりを意識することが大切です。
資料が多くなればなるほど、会議に参加する参加者も目を通すのが大変になります。
そして理解するのに時間を有します。
そして、その資料の管理もまた大変です。
電子化できる資料はなるべく電子化して配布するようにしましょう。
近年はペーパーレス化が進められていますが、それでもまだまだ紙の資料は多いです。
会議に大量の資料があるだけで、参加者の意欲は減ると考えましょう。
転職活動中の方へ
転職活動は準備が重要です。
そして転職活動ができる環境づくりが大切です。
以下の記事には、団体職員になるにあたって、転職活動する前に準備するべき4つのことについて解説しています。団体職員に転職したい方は、是非ご覧ください。
» 団体職員になる！転職活動する前に準備するべき4つのこと。
転職活動はいかに準備しておき、タイミングを逃さないかがカギになります。
気になる求人が出れば、すぐ動けるように準備しておきましょう。
団体職員年収例の比較とまとめ
団体職員の年収例については、以下にまとめています。
民間給与との比較や具体的な年収例の一覧をまとめいますのでご覧ください。
まとめ
今回の記事は、無駄な会議を減らす方法について解説しました。
- 無駄な会議の特徴
- 目的が漠然とし過ぎている
- 会議時間が曖昧
- 長時間に渡る会議
- 多すぎる資料
- 事前の問題共有がされていない
- 無駄な会議を減らす方法
- 目的と議題の共有
- 適切な会議時間にする
- 資料は必要最低限に
上記で挙げた3つの無駄な会議を減らす方法は、最低限守るべきものです。
この3点は必ず守るようにしましょう。
逆にこの3つの内1つでも欠けてしまうと、無駄な会議になってしまう可能性がグッと高くなってしまいます。
あなたが仕切る会議において、無駄な会議の特徴は当てはまっていませんか。
是非チェックしてみてください。
無駄な会議は、優れた意見を引き出せないだけでなく、相手の時間を無駄に奪ってしまうことになってしまいます。
そのことを意識して、会議の準備を進めることを心がけることが大切です。
それではまたの記事で。
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