抱え込まない仕事の進め方！残業ゼロの団体職員になるには。

いつも仕事を抱え込んでしまう。
仕事の進め方で悩んでいる。
残業を減らしたい、できればゼロにしたい。
もっと効率的に仕事を進めたい。

今回は、そんなお悩みをお持ちの方のための記事です。

本記事では、仕事を抱え込まずに効率的に仕事を進める方法を解説しています。
ポイントは7つあります。
仕事を抱え込みたくない、残業を減らしたい方は是非参考にしてみてください。

それでは一つずつ解説していきます。

仕事量を時間で考える

新たな仕事ができた時、具体的な時間でその仕事量を考えましょう。

仕事の配分がうまく管理されている組織は、ミスも少なく効率的に仕事を進められます。
それはすなわち、仕事の時間（分量）を適切に把握できている裏返しでもあります。

一方、仕事の配分がうまく管理されていない組織は、忙しい人と手が空いている人の差が生まれ、効率的に仕事を進めることができません。急な仕事に対応できないケースも出てくるでしょう。

これは組織に限らず、自分自身にも同じことが言えます。
会社や上司から与えられる仕事は、基本的に個人の能力に合わせられているはずです。

仕事が効率的に進まない、結果仕事を抱え込んでしまっている人は、その個人の能力だけに問題があるわけではなく、仕事の組み立て方に問題がある可能性があります。

仕事を依頼された時、その仕事にどのくらいの時間が必要なのか考える癖を付けましょう。
そして、どのくらいの時間でその仕事が完成するのか提案できるようにしておきましょう。

まずは小さな仕事から時間感覚を掴んでいき、経験を積むことが必要です。
仕事を抱えすぎて失敗しないためには、その道筋を整えることこそが大切なのです。

目的と優先順位を決める

仕事量を時間で考えることができたら、それぞれの仕事の目的を鑑みて優先順位を決めましょう。

次に何をするのかは、その目的によって変わってきます。
常に優先順位をたてて、目標を設定していれば行動の動機付けができます。

そして、優先順位を決めることで効率よく仕事をこなし、仕事の進捗状況も把握しやすくなるため、周りとのコミュニケーションも取りやすくなります。

キーパーソンを見つける

何か新しいプロジェクトを企画・遂行する時、キーパーソンになる人が必ず存在します。
そういった場合、いかにそのキーパーソンとなる人を巻き込めるかが重要になってきます。

少し過激な表現で言い換えると根回しです。
これはものすごく大事です。

不条理に聞こえるかもしれませんが、まったく同じことを言ってもAさんは否定され、Bさんなら肯定されることが多々あります。

同じようにA上司には通らない企画でもB上司になら通るということも往々にしてあります。

新しい仕事やプロジェクトを進める時は、だれがキーパーソンなのか。
だれを巻き込むべきなのか事前に考えておくべきです。

これをするかしないかで仕事の進み方は大きく変わります。

出来る事を見極める

誰にでも得意な仕事と苦手な仕事があります。
これは上司も同じです。

自分の不得意な仕事で、人よりも多くの時間を有してしまう場合は、その仕事自体を断る勇気も必要です。もし、今仕事を抱えすぎているのなら、それはなおさらのことです。

上司から言われると評価のことを気にしたりと、無理に受けてしまいがちです。
これは多くの人が経験しているのではないでしょうか。

しかし、無理受けてしまっても、完成が遅れたり、クオリティが低いものになってしまったりと結果チームや会社に迷惑を掛けてしまうケースがあります。

「木を見て森を見ず」にならないよう注意する必要があります。
会社やチームとして成果も考えるようにしましょう。

時に他力本願になる

「他力本願になる」と聞くとあまり良い印象を受けないかもしれません。

しかし、この発想は非常に大切です。
時には他人の力をあてにしてみましょう。

まじめな人は自分でなんでも自分でしようとしてしまいます。
自分の仕事に余裕がある時はそれでも良いですが、仕事が溜まってくるとパンクします。

自分でやらなきゃ、やらなきゃと思うのではなく、困ったら周りに助けてもらおうとどこか他人任せに楽観的に考えるぐらいでいましょう。

完璧を求めない

完璧な仕事、妥協せずに仕事をすることは素晴らしいことだと思います。
ただし、常に完璧を求めすぎないように注意することが必要です。

いわゆる完璧主義者の方は、無意識の内に細かい部分まで気になって作業したり、妥協できない傾向がよくあります。この無意識な点が問題です。

他の人からみれば気にならないところまでに時間をかけてしまい、結果仕事が全然前に進まないことがあります。これではどんなに仕事に計画性をもたせても効率が悪くなります。

依頼者である上司やクライアントがどのレベルの仕事を求めているのかを把握し、自分自身が妥協できる点をきちんと見極めましょう。

ミスを減らす

ミスが発生した時、人はいつも以上に体力や精神力が削られます。
誰しも一度は経験したことがあると思うので、想像できますよね。

ミスが起きると加えて、多大な時間も奪われます。
そして効率的な仕事から遠ざかってしまいます。

いかにミスを減らすかが、仕事の効率性には大きく関わってくるのです。
ミスを減らす方法は、必ず過去にヒントがあります。

なぜそのミスや失敗が起きたのかその原因を共有し、そうならないための方法や仕組みを考え、それを実行する必要があります。

遠回りのように聞こえますが、一つ一つ改善を積み重ねていきましょう。

ブラック企業にお勤めの方

いくら仕事を効率的にこなそうと努力しても、個人ではどうようしようもない場合もあると思います。
いわゆるブラック企業や上司との関係が悪いケースもあるでしょう。

無理やり仕事を押し付けられたり、明らかなオーバーワークを強いられている人も中にはいるかもしれません。そういった場合は思い切って転職を視野に考えましょう。

私も転職経験があります。
過去に人間関係でうまくいかなかった経験もあります。

身体を壊してまで無理に働く必要はないと思います。
精神的に壊れてしまったら、そこから復活するのはそう簡単ではありません。

もしブラック企業にお勤めで、辞めるに辞めれないなどの問題を抱えている方は、一人で悩まず第三者の専門家に相談しましょう。

例えば「退職110番」のように弁護士法人が運営する退職代行サービスも存在します。
トラブルなく確実に退職したい方にとってきっと安心できると思います。

また、弁護士に相談することも可能です。
弁護士に相談するにもどこの法律事務所に問い合わせすれば分からない方は、相談窓口検索サイトを利用してみてください。

「相談さぽーと」では、地域や相談内容別に検索することが可能です。
一人で悩まず、相談できる専門家を見つけましょう。

まとめ

本記事では、仕事を抱え込まずに効率的に仕事を進める方法として以下について説明してきました。

効率的に仕事を進めるには、上記の点を一つのひとつ改善していく必要があります。
そしてどこか楽観的に仕事と向き合うように心がけてください。

皆さんが仕事を抱え込まず、効率的に仕事ができること願います。
以上、最後までお読みいただきありがとうございました。